Trasloco uffici Milano

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Trasloco uffici Milano

Trasferimento ufficio Milano

La vostra azienda si sta espandendo? Avete bisogno di spazi più ampi? E’ arrivato finalmente il momento di traslocare il vostro ufficio? Il servizio trasloco uffici Milano della ditta Trasloco vi consente di realizzarlo in tempi brevi a costi accessibili senza rinunciare alla qualità!

Trasloco uffici Milano, un servizio della ditta Trasloco!

Se dovete organizzare la delocalizzazione dell’ufficio, l’obiettivo primario da perseguire è soprattutto un’interruzione minima delle attività, durante lo spostamento! Pianificazione, preparazione e comunicazione sono fondamentali. Sebbene lo spostamento degli uffici sia un compito impegnativo, ci sono delle azioni che si possono mettere in atto; per guidare la transizione nel modo più fluido possibile.

Di seguito troverete la nostra metodologia per portare a termine un trasloco di successo. Speriamo possa essere una guida utile per aiutarvi a programmare il trasloco senza stress inutili.

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Trasloco uffici Milano

Pronti? Organizziamoci!

Una volta raggiunta la decisione di traslocare bisogna incominciare la pianificazione del trasloco. Sicuramente giocare d’anticipo aiuta, dovreste preventivare la movimentazione con 3/6 mesi di anticipo, rispetto alla data del trasloco. Questi sono i primi passi da compiere:

  • Siete in affitto? Prima di tutto controllate il contratto di locazione per la disdetta se anticipate troppo i tempi potreste rimetterci l’eventuale deposito! Potreste anche essere responsabili di eventuali rotture o danni allo spazio, che potrebbero verificarsi durante lo spostamento. Allo stesso modo assicuratevi di rispettare le norme di sicurezza e di avere un’assicurazione che copra queste eventualità.
  • Allo stesso modo formate un team di pianificazione, che può delegare compiti ed essere responsabile del processo di trasferimento.
  • Recuperate alcuni preventivi da ditte specializzate come Trasloco, per trovare il miglior servizio disponibile a un buon rapporto qualità-prezzo.
  • Verificate se è necessaria un’assicurazione per attrezzature e macchinari importanti, se presenti.
  • Impostate un budget per la movimentazione, per evitare spese eccessive.

Comunicazione

Dopo aver confermato la data del trasloco, è importante informare le parti interne ed esterne del trasferimento. Questa lista, presa dal nostro servizio trasloco uffici Milano, vi aiuterà a non dimenticare nessuno:

  • Avvisare il proprietario e / o il gestore della proprietà corrente e dare un avviso ufficiale.
  • Comunica a tutti i membri del team la data di trasferimento e il nuovo indirizzo dell’ufficio.
  • Realizzare un elenco principale di persone/aziende a cui dovrete comunicare e inviare il cambio di indirizzo.
  • Assicurarsi che l’elenco dei dipendenti sia aggiornato.
  • Verificare che l’elenco dei client ma anche che l’elenco dei fornitori di servizi siano aggiornati.
  • Allo stesso modo accertarsi che tutti i membri del team sappiano quali saranno le loro responsabilità in anticipo.
  • Conferma la società di traslochi prescelta.
  • Informa il dipartimento IT (se presente), per discutere delle modalità necessarie durante la giornata del trasloco.
  • Informare i partner locali, gli affiliati e i fornitori in merito al trasloco, in particolare a coloro che saranno interessati dal cambio di indirizzo e dalle informazioni di contatto.

A chi inviare un avviso di cambio di indirizzo a:

  • Clienti e partner.
  • Allo stesso modo qualsiasi organizzazione professionale di appartenenza.
  • Servizi di cancelleria.
  • Banche e istituti finanziari.
  • Qualsiasi società di servizi di ristorazione.
  • Azienda di acqua in bottiglia.
  • Compagnia Telefonica.
  • Società di servizi per fotocopiatrici o stampanti.
  • Compagnie di assicurazione.
  • Eventuali dipartimenti contabili.
  • Il tuo fornitore di servizi Internet.
  • In conclusione, eventuali servizi aggiuntivi utilizzati dall’azienda.

Preparazione del servizio trasloco uffici MilanoPianificazione trasloco

Ora è il momento di considerare la logistica per spostare tutte le apparecchiature da ufficio all’altro. Un’attività che vi metterà a dura prova ma è necessaria per ottenere una transizione fluida.

  • Ottenete una planimetria dettagliata del nuovo spazio.
  • Misurate il nuovo ufficio e pianificate come sistemare le cose.
  • Create un inventario di mobili esistenti in ufficio.
  • Allo stesso modo consultate un’azienda di arredamento per qualsiasi nuovo mobile di cui potresti aver bisogno.
  • Effettuare ordini per nuovi mobili e articoli di cancelleria, se necessario.
  • Organizzare strutture di archiviazione esterne, se necessario.
  • Assegnare i codici colore a ciascun reparto. Lavorate anche su una planimetria dettagliata e assegnate gli adesivi con codice colore a ciascuna sezione del reparto.

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  • Assegnate un numero a ciascun dipendente e aggiungete quel numero corrispondente alla propria scrivania e attrezzatura.
  • Definisci chiaramente e assegna un nome agli spazi comuni nella nuova disposizione.
  • Firma eventuali documenti ufficiali, permessi e licenze.
  • Prenotare parcheggio e ascensori per la giornata del trasloco.
  • Organizzare i servizi di pulizia presso l’ufficio attuale e la nuova sede.
  • Finalizzare i codici di accesso e la sicurezza per la nuova sede.
  • Inviare una pianta dettagliata alla ditta di trasloco.
  • Create un piano dettagliato da seguire, soprattutto per il personale, per la giornata di movimentazione.
  • Allo stesso modo redigere un elenco di numeri di contatto di emergenza per tutti i soggetti coinvolti nel trasloco, nonché manutenzione dell’ascensore e gestione dell’edificio.

Di cosa dovrebbe discutere il team di pianificazione in questa fase?

  • Assegnare a un membro di ciascuna squadra la supervisione delle responsabilità di imballaggio del proprio dipartimento.
  • Decidere le procedure e il layout dell’imballaggio.
  • Redigere indicazioni per la nuova posizione, comprese le istruzioni per il parcheggio, i trasporti pubblici ecc.
  • Allo stesso modo mettere insieme un “pacchetto mobile” per ciascun membro dello staff, incluso il numero di banco assegnato, il codice colore e le informazioni sulla nuova posizione.
  • Determinare un modo standardizzato per etichettare laptop, schermi, dischi rigidi, tastiere ecc. E assicurarsi che tutto il personale sia informato.
  • Garantire che tutti portino a casa oggetti personali e dispositivi.
  • Allo stesso modo decidete chi rimane in ufficio e chi andrà nella nuova posizione per supervisionare.
  • Organizzare che ogni dipartimento svuoti e imballi o chiuda i propri schedari ecc.
  • Verificare che i codice colore e i numeri delle scrivanie siano disposti e contrassegnati chiaramente nel nuovo spazio.
  • Garantire la disponibilità di chiavi, codici di accesso o tag e informazioni sulla sicurezza.

Il trasloco

Eccoci arrivati al fatidico giorno del trasloco. In primo luogo se avete seguito anche la metà della lista che vi abbiamo fornito , dovreste essere sufficientemente preparati per realizzare il vostro trasloco. Ecco alcuni modi per garantire che tutto vada per il meglio nel grande giorno:

  • E’ molto importante tenere a disposizione i numeri di emergenza.
  • Consentire un budget per acqua e caffè per i dipendenti.
  • Assicurarsi che tutte le apparecchiature tecnologiche, i computer, i telefoni ecc. Vengano spostati per primi.
  • Allo stesso modo assicurarsi che i rappresentanti siano disponibili per assicurarsi che tutti gli articoli con codice colore siano posizionati nei punti giusti e che tutti i banchi siano nei posti giusti insieme alle loro caselle numerate.
  • Prenotare o programmare una data per rendere operative le linee telefoniche e i sistemi.

L’insediamento

Terminato il trasloco, inizia la fase di insediamento. In breve, aprire le scatole e ridisporre tutto l’occorrente per poter lavorare è l’ultima fase del trasloco. e se ben seguita, ci permetterà di riprendere il lavoro velocemente. Ecco alcuni accorgimenti:

  • Garantire che tutte le aree siano definite e delimitate in modo evidente dal personale.
  • Installare tutti i computer e le apparecchiature tecnologiche.
  • Impostare linee telefoniche e sistemi.
  • Aggiornare il sito Web dell’azienda con nuove informazioni di contatto.
  • Creare un nuovo elenco telefonico.
  • Distribuire nuovi elenchi telefonici e posizioni di reparto.
  • Eseguire un controllo dettagliato dei locali e segnalare eventuali danni alla società di traslochi, se necessario.
  • Allo stesso modo assicurarsi che l’assicurazione, se presente, sia stata trasferita.
  • Inoltre assicurarsi che tutti i vecchi contratti di locazione siano stati conclusi.
  • Confermare che eventuali depositi sono stati ricevuti dai vecchi locali.
  • Raccogli tutti i pass key-card e le chiavi per i vecchi locali e falli rispedire indietro.
  • Distribuisci nuovi pass, key-card e chiavi per il nuovo ufficio.
  • Controlla tutte le fatture e i pagamenti.
  • Predisporre l’installazione di nuovi sistemi IT.
  • Emettere un comunicato stampa sul cambio di indirizzo.
  • In conclusione, aggiungi un tocco speciale lasciando un “pacchetto di benvenuto” sulla scrivania di ciascun dipendente, con il suo nome, il titolo di lavoro, una nota di benvenuto e alcune delizie per farli passare una giornata intensa.

Congratulazioni, ce l’abbiamo fatta!

Siete riusciti a trasferirvi in ufficio senza troppi stress, è certamente arrivato il tempo di fermarsi e festeggiare. Speriamo che il nostro elenco ti aiuti a organizzarti, e vi ricordiamo che la ditta Trasloco è specializzata nel servizio trasloco uffici Milano! Se siete interessati ad avere maggiori informazioni sul servizio della ditta Trasloco, chiamateci adesso, siamo in grado di programmare un trasloco a regola d’arte. Ci proponiamo per un trasloco rapido, sicuro e infine assicurato! In conclusione, chiamateci per un preventivo senza impegno, un nostro incaricato verrà a trovarvi valutando tutte le variabili del vostro caso.

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